Acerca de Nosotros

Declaración de Política de Privacidad

AVISO DE PRIVACIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU

INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A

ESA INFORMACIÓN

 

LÉALO CON ATENCIÓN.

 

DECLARACIÓN DE POLÍTICA

Para Trillium Health (en adelante, «la organización»), la protección de la privacidad de los pacientes es de vital importancia y tenemos el compromiso de cumplir con todas las leyes y reglamentaciones federales y estatales de protección de la privacidad.  Esta organización tiene el compromiso de mantener la privacidad de su ISP (información de salud protegida), que incluye ISP electrónica, en virtud de las estipulaciones de la Ley de portabilidad y responsabilidad de los seguros de salud y la Ley de tecnología de información de salud y económica y sus reglamentaciones (denominadas colectivamente «Reglas HIPAA» por sus siglas en inglés), incluida la información sobre su condición médica y la atención y tratamientos que reciba de la organización y otros proveedores de atención médica. 

 

Este aviso detalla cómo se puede utilizar y divulgar su ISP a terceros a efectos de brindarle atención, pagar por la atención proporcionada, operaciones de atención médica de la organización, y otros fines permitidos o exigidos por la ley y las reglas HIPAA.  Este aviso detalla además sus derechos respecto de su ISP.

 

USO Y DIVULGACIÓN DE ISP

La organización puede usar y/o divulgar su ISP con fines vinculados a su atención, el pago por su atención y operaciones de atención médica de la organización.  Los siguientes son ejemplos de los tipos de usos y/o divulgaciones de su ISP que podrían darse.  Estos ejemplos no pretenden incluir todos los tipos de uso y/o divulgación.

 

Atención: para proporcionar, coordinar y gestionar su atención, la organización proporcionará su ISP a aquellos profesionales médicos, pertenecientes o no al personal de la organización, que estén directamente involucrados en su atención para que puedan comprender su condición y necesidades médicas y brindarle asesoramiento o tratamiento (por ejemplo: especialistas o un laboratorio).  Por ejemplo, si un médico le está brindando atención por artritis, deberá saber qué medicamentos le han recetado los médicos de la organización.

 

Pago: para recibir el pago por la atención médica proporcionada por la organización, ésta podría proporcionar su ISP en forma directa o por medio de un servicio de facturación, a terceros pagadores de acuerdo con sus requisitos de facturación y pago.  Por ejemplo, tal vez la organización deba proporcionar a su aseguradora o, si tiene más de 65 años, al programa de Medicare, información sobre los servicios de atención médica que recibió de la organización para recibir el reembolso correspondiente.  La organización también podría tener que informar a su plan del seguro sobre la necesidad de una internación en el hospital, para que el seguro determine si pagará o no por dicho gasto.

 

Operaciones de atención médica: para que la organización opere de acuerdo con las leyes vigentes y requisitos de seguros y poder proporcionar atención de calidad y eficiente, podría ser necesario compilar, usar y/o divulgar su ISP.  Por ejemplo, la organización podría usar su ISP para evaluar el desempeño de su personal al brindarle atención, o en apoyo de las actividades comerciales. Estas actividades operativas podrían incluir: actividades de evaluación y mejora de la calidad, programas de capacitación con estudiantes, aprendices o practicantes bajo supervisión y actividades administrativas en general.

 

AUTORIZACIÓN NO REQUERIDA

La organización podrá usar y/o divulgar su ISP sin su autorización por escrito en las siguientes situaciones normales:

·       Información sin identificación: alteramos su ISP para que no lo/la identifique e incluso sin su nombre, no pueda utilizarse para identificarlo/a.

·       Asociado comercial: a un asociado comercial, que es una persona que contrata la organización para proporcionar un servicio necesario para su tratamiento, el pago de su tratamiento y operaciones de atención médica (por ejemplo, un servicio de facturación o de transcripción).  La organización obtendrá seguridades suficientes por escrito, de acuerdo con las leyes vigentes, de que el asociado comercial y sus subcontratistas protegerán debidamente su ISP.

·       A usted o su representante personal: a usted o a una persona que, de acuerdo con las leyes vigentes, tenga la autoridad para representarlo/a para tomar decisiones vinculadas a su atención médica.

La organización podría usar y/o divulgar su ISP sin su autorización por escrito, en las siguientes situaciones especiales:

Actividades de salud pública: estas actividades incluyen, por ejemplo, información obtenida por una autoridad de salud pública según la ley lo permita, para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Esto incluye informes de abuso o negligencia infantil.  La organización también podría proporcionar información sobre sus vacunas a su centro educativo si éste la requiriera para su admisión y si su representante personal ha hecho una solicitud informal para dicha divulgación, como ser una solicitud verbal.

Administración de Alimentos y Fármacos: si la Administración de Alimentos y Fármacos (FDA, por sus siglas en inglés) requiriera reportar eventos adversos, defectos de productos o problemas o desviaciones de productos biológicos, o para dar un seguimiento a productos, para permitir su retiro, reparación o reemplazo, o para llevar a cabo vigilancias tras el lanzamiento de un producto al mercado.

Abuso, negligencia o violencia doméstica: a una autoridad gubernamental si la ley exige a la organización hacer dicha divulgación.  Si la organización está autorizada por ley a hacer divulgaciones de este tipo, lo hará si considera que es necesario para prevenir un daño grave o si la organización cree que usted ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.  Cualquier divulgación de este tipo se hará de acuerdo con los requisitos de la ley, que también podría implicar notificarle a usted sobre la divulgación.

Actividades de supervisión de salud: estas actividades, que deben ser requeridas por ley, involucran a agencias gubernamentales vinculadas a actividades de supervisión del sistema de atención médica, programas de beneficios gubernamentales, programas regulatorios del gobierno y leyes de derechos civiles.  Estas actividades incluyen, por ejemplo, investigaciones penales, auditorías, acciones disciplinarias o actividades de supervisión general sobre el sistema de atención médica de la comunidad.

Procedimientos judiciales y administrativos: por ejemplo, la organización podría verse obligada a divulgar su ISP en respuesta a una orden judicial o citación emitida por ley. 

Fines policiales: en ciertas instancias, la organización deberá divulgar su ISP a un funcionario de la Policía.   Los fines policiales incluyen: (1) cumplir con un proceso legal (como una citación) o según la ley lo requiera; (2) información con fines de identificación y ubicación (por ejemplo, un sospechoso, o una persona desaparecida); (3) información sobre una persona que haya sido o que se sospeche que haya sido víctima de un delito; (4) en situaciones en las que la muerte de una persona pueda ser el resultado de una conducta criminal; (5) en caso de un crimen ocurrido en las instalaciones de la organización y (6) en caso de ocurrida una emergencia médica (fuera de las instalaciones de la organización), con apariencia de delito.

Médico forense o examinador: la organización podrá divulgar su ISP a un médico forense o examinador a efectos de identificarlo/a o determinar la causa de su muerte, o a un director de funeraria, según la ley lo permita y según sea necesario para llevar a cabo sus tareas. 

Donación de órganos, ojos o tejidos: si usted es donante de órganos, la organización podrá divulgar su ISP a la entidad a la cual haya acordado donar sus órganos.

Investigación: si la organización participa en actividades de investigación, podría llegar a utilizar su ISP, pero este tipo de uso está sujeto a múltiples requisitos del gobierno establecidos para proteger la privacidad de su ISP, como ser aprobación de la investigación por parte de una junta de revisión institucional y el requisito de seguir protocolos. 

Advertir sobre una amenaza a la salud o seguridad: la organización podrá divulgar su ISP si considera que esta divulgación es necesaria para prevenir o aminorar una amenaza seria e inminente a la salud o seguridad de una persona o el público y la divulgación es a una persona que pueda prevenir o aminorar de modo razonable la amenaza.

Funciones gubernamentales especiales: si se aplican las condiciones correspondientes, la organización podrá usar la ISP de personal de las Fuerzas Armadas: (1) para actividades consideradas necesarias por las autoridades de comando militar correspondientes; (2) a efectos de llegar a una determinación por parte del Departamento de Veteranos de Guerra sobre beneficios o (3) a una autoridad militar extranjera si es miembro de las fuerzas armadas de otro país.  La organización también podrá divulgar su ISP a funcionarios federales autorizados para realizar actividades de seguridad nacional e inteligencia, incluyendo brindar servicios de protección al Presidente u otras personas autorizadas por ley.

Reclusos: la organización podrá divulgar su ISP a un correccional o funcionario policial si usted es recluso/a de un correccional y su ISP es necesaria para brindarle atención y tratamiento o por la salud y seguridad de otras personas o reclusos. 

Compensación del trabajador: si está involucrado/a en un reclamo de compensación del trabajador, la organización podría verse obligada a divulgar su ISP a una persona o entidad que sea parte del sistema de compensación de los trabajadores.

Esfuerzos de alivio de desastres: la organización podrá usar su ISP o divulgarla a una entidad pública o privada autorizada para asistir en esfuerzos de alivio de desastres.

Requerido por ley: si la ley lo requiere, pero este tipo de usos y divulgaciones se hará en cumplimiento de la ley y limitándose a los requisitos de la ley.

AUTORIZACIÓN

Como se detalló en las reglas HIPAA, ciertos usos y/o divulgaciones de notas de psicoterapia, usos y divulgaciones de su ISP con fines de marketing (como se describe en la sección «Marketing» de este aviso de privacidad) y divulgaciones que constituyen la venta de ISP requieren de su autorización por escrito y otros usos y divulgaciones no permitidos según lo descrito en este aviso de privacidad se harán únicamente con su autorización por escrito, que puede revocar en cualquier momento, como se detalla en la sección «Sus derechos» de este documento.

HOJA DE REGISTRO

              La organización puede usar una hoja de registro en la recepción.  La organización también podría llamarlo/a por su nombre en la sala de espera cuando su médico esté listo para recibirlo/a.

RECORDATORIO DE CITAS

              De tiempo en tiempo, la organización podría ponerse en contacto con usted para enviarle recordatorios de citas.  El recordatorio puede ser en forma de carta o postal.  La organización intentará minimizar la cantidad de información incluida en el recordatorio.  La organización también podría ponerse en contacto con usted por teléfono y, si no está disponible, dejarle un mensaje.

ALTERNATIVAS DE TRATAMIENTO/BENEFICIOS

              De tiempo en tiempo, la organización podría ponerse en contacto con usted en relación con alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios de salud que podrían ser de interés para usted.

MARKETING

La organización únicamente puede usar y/o divulgar su ISP para actividades de marketing si obtenemos su autorización previa por escrito.  Las actividades de marketing incluyen comunicaciones que le enviamos para fomentar que compre o use un producto o servicio y la comunicación no se hace para su atención o tratamiento.  No obstante, marketing no incluye, por ejemplo, enviarle un boletín informativo sobre esta organización.  Marketing también incluye la recepción por parte de la organización de remuneración, directa o indirectamente, de un tercero cuyos servicios se le están promocionando a usted.  La organización le informará si participa en actividades de marketing y obtendrá su autorización por escrito.

RECAUDAR FONDOS

              La organización podrá usar y/o divulgar parte de su ISP para ponerse en contacto con usted en relación con actividades de recaudación de fondos en apoyo de la organización.  Cualquier material para recaudar fondos que le enviemos describirá cómo puede hacer para optar por no recibir más comunicaciones de este tipo.

COBERTURA DE GUARDIA

              Para brindarle cobertura de guardia, es necesario que la organización establezca relaciones con otros médicos que lo/la atenderán si no hubiera un médico de la organización disponible.  Estos médicos de guardia proporcionarán a la organización cualquier ISP que redacten y, por ley, mantendrán su ISP en forma confidencial.

FAMILIA/AMIGOS

La organización puede divulgar a un miembro de su familia, pariente, un amigo personal cercano o a cualquier otra persona que usted identifique su ISP directamente pertinente para la participación de dicha persona en su atención o el pago por su atención.  La organización también podrá usar o divulgar su ISP para notificar o asistir en la notificación (incluyendo identificar o localizar) a un miembro de su familia, representante personal u otra persona responsable de su atención, sobre su ubicación, estado general o muerte.  No obstante, en ambos casos, se aplicarán las siguientes condiciones:

·                La organización podrá usar o divulgar su ISP si usted está de acuerdo, o si la organización le brinda la oportunidad de objetar y usted no lo hace, o si la organización puede inferir razonablemente por las circunstancias, basándose en el ejercicio de su juicio, que usted no objeta dicha divulgación.

Si usted no está presente, la organización, en ejercicio de su juicio, determinará si el uso de la divulgación es lo mejor para sus intereses, y de ser así, divulgará únicamente la ISP que sea directamente pertinente para la participación de la persona en su atención.

REGLAS ESPECIALES PARA INFORMACIÓN DE SALUD DELICADA

  1. Información vinculada a VIH  La información vinculada al VIH está sujeta a protecciones especiales según las leyes de Nueva York.  Divulgaremos su información de VIH a otros que no estén calificados para actuar como sus representantes personales sin su autorización por escrito de acuerdo con las reglas aplicables únicamente de las siguientes maneras: (i) a proveedores de atención médica con fines de tratamiento o pago; (ii) en relación con la donación y trasplante de órganos y tejidos; (iii) a entes de acreditación y supervisión; (iv) a una agencia gubernamental según la ley lo exija; (v) al director médico de un correccional; (viii) a la Comisión Correccional con fines de supervisión de salud o (ix) a médicos forenses y examinadores para establecer la causa de defunción. 

  2. Registros de tratamiento por abuso de alcohol y sustancias  Los registros de tratamiento por abuso de alcohol y sustancias están sujetos a protecciones especiales según las leyes de Nueva York.  Divulgaremos estos registros sin su autorización por escrito de acuerdo con las leyes aplicables únicamente en las siguientes circunstancias: (i) a personal médico que necesite la información a efectos de proporcionarle tratamiento de emergencia; (ii) a personal médico de la Administración de Alimentos y Fármacos a efectos de identificar productos potencialmente peligrosos; (iii) con fines de investigación si se cumplen ciertas salvaguardas; (iv) a personas u organizaciones autorizadas que estén llevando a cabo una auditoría en el sitio de nuestros registros, siempre que dicha persona u organización no retire la información de nuestras instalaciones y acuerde por escrito salvaguardar la información según lo exigen las reglamentaciones federales, o (v) en respuesta a una orden judicial.

  3. Información de salud mental  La información vinculada a la salud mental está sujeta a protecciones especiales según las leyes de Nueva York.  Divulgaremos su información de salud mental a otros que no estén calificados para actuar como sus representantes personales sin su autorización por escrito de acuerdo con las reglas aplicables únicamente de las siguientes maneras: (i) a proveedores de atención médica con fines de tratamiento o pago; (ii) a empresas aseguradoras de salud para procesar reembolsos; (iii) en respuesta a una orden judicial; (iv) a entes de acreditación y supervisión; (v) a una agencia gubernamental según la ley lo exija; (vi) al director médico de un correccional; (vii) a la Comisión Correccional con fines de supervisión de salud o (viii) a médicos forenses y examinadores para establecer la causa de defunción. 

 

SUS DERECHOS

1.              Tiene derecho a:

Revocar cualquier autorización, por escrito, en cualquier momento.  Para solicitar una revocación, debe presentar una solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.

Solicitar restricciones sobre ciertos usos y/o divulgaciones de su ISP según lo estipula la ley, aunque la organización no está obligada a aceptar todas las restricciones solicitadas, excepto en la medida en que lo exijan las reglas HIPAA o la ley.  No obstante, la organización debe aceptar la solicitud de restringir la divulgación de su ISP a un plan de salud si: la divulgación es a efectos de llevar a cabo operaciones de atención médica o pagos y la ley no lo exige y la ISP refiere únicamente a un artículo de atención médica o servicio por el cual usted o alguien más haya pagado en su totalidad a la organización.  Para solicitar una restricción, debe presentar una solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.  En su solicitud por escrito, debe informar a la organización qué información desea limitar, si desea limitar el uso o divulgación por parte de la organización, o ambos, y a quiénes desea que se apliquen las limitaciones.  Si la organización acepta su solicitud, cumplirá con ella a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia.

Recibir comunicaciones confidenciales de ISP por medios alternativos o en una ubicación alternativa.  Debe presentar su solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.  La organización dará lugar a todas las solicitudes razonables.

Inspeccionar y copiar su ISP según lo establece la ley.  Para inspeccionar y copiar su ISP, debe presentar una solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.  En ciertas situaciones definidas por la ley, la organización podría denegar su solicitud, pero usted tendrá el derecho de someter dicha negación a una revisión.  La organización podrá cobrarle un cargo por los costos de copiado, envío por correo u otros suministros vinculados a su solicitud.

Modificar su ISP según lo establece la ley.  Para solicitar una modificación, debe presentar una solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.  Deberá presentar un motivo que fundamente su solicitud.  La organización podría denegar su solicitud si no la presenta por escrito, si no ofrece una razón y soporte para su solicitud, si la información a modificar no fue creada por la organización (a menos que la persona o entidad que la haya creado ya no esté disponible), si la información no es parte de su ISP mantenida por la organización, si la información no es parte de la información que tendría permitido inspeccionar o copiar, y/o si la información es precisa y completa.  Si no está de acuerdo con la negación, tiene el derecho a presentar una declaración de desacuerdo por escrito.

Recibir un recuento de las divulgaciones de su ISP según lo establece la ley.  Para solicitar un recuento, debe presentar una solicitud por escrito a la funcionaria de Privacidad de la organización.  La solicitud debe ser para un período que no puede superar los seis años.  La solicitud debe indicar en qué forma desea recibir la lista (como ser una copia impresa o electrónica).  La primera lista que solicite en un período de 12 meses será gratuita, pero la organización podría cobrarle por el costo de proporcionar listas adicionales en un mismo período de 12 meses.  La organización le notificará sobre los costos involucrados y usted puede decidir retirar o modificar su solicitud antes de incurrir en cualquier costo.

Recibir una copia impresa de este aviso de privacidad presentando una solicitud a la funcionaria de Privacidad de la organización.

Ser notificado/a si hubiera una infracción de su ISP no segura, si la ley así lo exigiera.

Presentar un reclamo ante la organización, o la Secretaría de Salud y Servicios Humanos, Oficina de Derechos Civiles.  Puede ponerse en contacto con una sucursal regional de la Oficina de Derechos Civiles. Para ubicarla, visite www.hhs.gov/ocr/office/about/rgn-hqaddresses.html.  Para presentar un reclamo ante la organización, deberá ponerse en contacto con la funcionaria de Privacidad.  Todos los reclamos deben hacerse por escrito.

Para obtener más información o respuestas sobre sus derechos, puede ponerse en contacto con la funcionaria de Privacidad de la organización, Greg Ewing, en:

Trillium Health, Inc.

259 Monroe Avenue

Rochester NY 14607

(585) 210-7218

 

LOS REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN

1.              La organización:

Está obligada por ley a preservar la privacidad de su ISP y proporcionarle este aviso de privacidad de las obligaciones y prácticas de privacidad respecto de su ISP.

Está obligada a cumplir con los términos de este aviso de privacidad, que se encuentra vigente actualmente.

Se reserva el derecho de cambiar los términos de este aviso de privacidad y de aplicar las nuevas estipulaciones de privacidad a toda su ISP que mantenga.

No tomaremos represalias contra usted por hacer un reclamo.

Debe hacer un esfuerzo de buena fe por obtener un acuse de recibo de este aviso de su parte.

Publicará este aviso de privacidad en el sitio web de la organización, si es que lo tiene.

Le enviará una copia de este aviso de privacidad por correo electrónico si lo solicita.  No obstante, usted también tiene el derecho de obtener una copia impresa de este aviso de privacidad.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

Este aviso es vigente desde el 23 de septiembre de 2013.